Politikamalang – Sebanyak 50 pengelola arsip dari masing-masing organisasi perangkat daerah (OPD) di Kota Malang mengikuti bimbingan teknis pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis, Rabu (31/1/2024). Kegiatan tersebut digelar Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang.
Bimtek ini bertujuan untuk memberi pemahaman bagi para pengelola arsip di setiap OPD untuk pengelolaan arsip dinamis perangkat daerah Pemerintah Kota (Pemkot) Malang. Sekaligus menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas dan alat bukti yang sah.
“Penyusutan arsip itu adalah arsip yang sudah umurnya di atas 10 tahun itu nanti dicek lagi. Apakah masih diperlukan di OPD terkait, atau sudah harus disimpan di Depot Arsip. Kemudian arti penyusutan itu misalnya sudah bisa dimusnahkan, jadi itu nanti ada ketentuannya,” jelas Kepala Dispussipda Kota Malang, Yayuk Hermiati.
Sehingga nantinya, para pengelola arsip dari masing-masing OPD yang hadir bisa segera melakukan pengelolaan arsipnya. Terlebih untuk memilah, mana arsip yang masih dibutuhkan disimpan di OPD yang bersangkutan, arsip yang harus disetor ke Depo Arsip hingga arsip yang waktunya dimusnahkan.
“Jadi kalau penyusutan kan berarti dikurangi arsipnya. Tapi kalaupun arsip itu (yang umurnya di atas 10 tahun) masih dianggap penting dan harus disimpan, ya disimpan di Depot Arsip. Kalau yang umurnya masih di bawah 10 tahun itu masih disimpan di perangkat daerah masing-masing,” terang Yayuk.
Selain itu menurutnya, hal itu juga dimaksudkan agar keberadaan Depo Arsip Kota Malang dapat segera beroperasi optimal. Sementara saat ini, dari keseluruhan OPD di Kota Malang, baru ada 10 OPD yang telah memamfaatkan Depo Arsip yang berlokasi di kawasan Islamic Center.
“Supaya mereka tahu mana arsip yang harus dipertahankan di perangkat daerah, mana yang bisa disimpan di Depot Arsip, dan mana yang masuk Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadi ada sendiri-sendiri yang nanti kita atur untuk jadwal pemusnahan. Sehingga gak tiba-tiba “Oh ini bisa dimusnahkan dan dihapus sendiri” gak begitu. Jadi ada ketentuannya,” terang Yayuk.
Secara umum, selain usia arsip juga ada beberapa hal lain yang harus diperhatikan dalam mengelola sebuah arsip.
“Misalnya seperti surat-surat undangan, itu kan banyak sekali dan tidak perlu disimpan. Gak perlu 10 tahun, kurang dari 5 tahun pun sudah bisa (dimusnahkan),” jelas Yayuk.
Selain itu menunutnya, idealnya di setiap OPD harus ada seorang yang memang bertugas sebagai arsiparis. Yang memang fokus untuk melakukan pengelolaan terhadap seluruh arsip di perangkat daerah yang bersangkutan.
“Arsiparis kan gak mungkin bisa digeser atau ditugaskan di lain hal. Itu yang harapan saya. Tapi kan memang saat ini arsiparis yang ada di OPD itu masih di Disdukcapil. Karena di Dispenduk itu sudah punya seperti depot arsip sendiri,” kata Yayuk.
Untuk itu, melalui bimtek tersebut dirinya berharap agar seluruh perangkat daerah se Kota Malang bisa melakukan pengelolaan arsipnya. Sehingga dapat memilah arsip yang harus disimpan, dimusnahkan atau disetorkan kepada depot arsip.
“Kalau sekarang yang sudah ada di Depot Arisp, sudah 10 OPD termasuk dari Dinas Perpustakaan sendiri. Yang lainnya masih didampingi, perlu proses,” pungkasnya.
