Politikamalang – Penjabat (Pj) Wali Kota Malang, Dr. Ir. Wahyu Hidayat, MM. meresmikan Gedung Depot Arsip Kota Malang di area Islamic Center Kota Malang, Rabu (27/12/2023). Yang diharapkan bisa menjadi tempat penyimpanan, perlindungan, pemeliharaan sekaligus perawatan arsip, seluruh OPD Pemkot Malang.
Dalam sambutannya, Pj Wali Kota Malang meminta agar Depot Arsip Kota Malang dapat dimanfaatkan secara maksimal. Sebagai ruang penyimpanan arsip, pelindungan, pemeliharaan dan perawatan arsip.
“Depot Arsip ini kewajiban dan salah satu tugas pokok Dinas Perspustakaan dan Arsip Daerah. Dimana keberadaan arsip sangat penting dan sehingga harus dijaga. Seperti arsip dinamis maupun statis,” ucap Wahyu.
Lebih lanjut Wahyu juga meminta agar seluruh Perangkat Daerah mempercayakan penyimpanan dan pengelolaan arsipnya ke Depot Arsip Kota Malang.
“Saya minta agar seluruh Perangkat Daerah mempercayakan arsipnya untuk dikelola di Depot Arsip Kota Malang. Jadi semua terkait arsip Perangkat Daerah yang ada, itu juga harus menyimpan arsipnya disini,” tuturnya.
Karena lanjut Wahyu, arsip-arsip ini menjadi penting ketika dikemudian hari dibutuhkan. Selain itu bisa menghemat ruang penyimpanan arsip di tiap kantor perangkat daerah.
“Dalam pengelolaan arsip di sini memiliki banyak SOP dan suatu teknik tersendiri. Sehingga dapat terjaga keamanan dan kerahasiaannya serta dapat tersimpan dengan baik. Apabila diperlukan sewaktu-waktu maka akan dengan mudah diambil,” tandasnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang, Yayuk Hermiati menuturkan, Depot Arsip sudah berakreditasi baik sekali. Total hingga tahun 2023, sekitar 52 ribu data sudah dikelola oleh 9 Arsiparis.
“Arsip penting seperti data pemerintahan dan dokumen sejarah bisa disimpan di sini. Kita pilah mana arsip yang sudah lebih sepuluh tahun di OPD masing-masing. Ada umurnya 5-10 tahun masih disimpan OPDnya masing masing,” terangnya.
Arsip tersebut nantinya juga bisa dimanfaatkan oleh masyarakat. Misalnya IMB dari PU, masih diperlukan orang dan harus diamankan serta dibutuhkan di pengadilan, perorangan mau pinjam di bank.
“Karena arsip itu berharga dan vital, kita sudah melakukan digitalisasi. Sudah mulai dikerjakan semenjak pandemi covid 19 pada tahun 2020, total masih 10 ribu atau 20 persennya. Kalau pun suatu saat terjadi bencana seperti kebakaran. Kita masih punya digitalnya,” pungkas Yayuk.
